tbd - Papiereinsparung durch digitales Versenden der Einladungen und Anträge
Antrag der WGH – Fraktion für die Gemeindevertretersitzung
Beschlussvorschlag
Die Gemeindevertretung beschließt, den Gemeindevertretern auf Wunsch sämtliche
a. Einladungen inkl. der z.T. sehr umfangreichen Anlagen zu der gegeben Einladungsfrist sowie
b. Niederschriften der Gemeindevertretersitzungen spätestens zwei Wochen nach den Sitzungen, per E-Mail als PDF-Dokument zukommen zu lassen und auf die ausgedruckte Form zu verzichten.
Die Gemeindevertretung beschließt, den Fraktionsvorsitzenden sowie den Gemeindevorstandsmitgliedern auf Wunsch die Niederschriften und Protokolle des Gemeindevorstandes innerhalb von zwei Wochen nach den Sitzungen, per E-Mail als PDF-Dokument zukommen zu lassen und auf die ausgedruckte Form zu verzichten.
Der Versand der Mails ist mit einer Lesebestätigung zu versehen.
Begründung
Wir bringen diesen Antrag, der von uns in ähnlicher Form bereits 2019 gestellt wurde, erneut zur Abstimmung, da wir denken, dass sich mit dem neu konstituierten Parlament ein Stimmungsbild ergeben könnte, welches einer weitestgehenden papierlosen Gemeindevertretersitzung zustimmen könnte
1. Nach §29 (3) der Geschäftsordnung sind den Gemeindevertreter*Innen Abschriften der Niederschriften zuzuleiten. Da hierin nicht explizit aufgeführt steht, was mit "zuzuleiten" gemeint ist, kann unserer Meinung der Passus so interpretiert werden, dass dazu auch eine Verteilung per E-Mail erfolgen kann. Die Niederschrift des Gemeindevorstandes wird bereits auf diesem Weg zusätzlich zur gedruckten Form verteilt.
2. Da das Ratsinformation jetzt eingeführt wird, beinhaltet die Verteilung per E-Mail die einfachste Möglichkeit Dokumente zu archivieren und auch zu durchsuchen.
3. Die Umstellung auf eine weitestgehend papierlose Gemeindevertretersitzung
• Spart der Verwaltung Druck- und Versandkosten,
• Spart der Verwaltung Zeit und
• ist zudem zeitgemäß, ressourcensparend und nachhaltig